Bootcamp 2018 - Behind the Scenes

29.10.2018 / Jochen Fröhlich


Seit mehr als 10 Jahren fahren alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Glück & Kanja ins GK Bootcamp.
Das bedeutete dieses Jahr: 60 Menschen, 1 Woche, 1t Material, 600qm Eventlocation und 20 Stunden Video Streaming.
Zeit, einen Blick hinter die Kulissen zu werfen.

Alles begann am Samstag, den 08. September 2018 um 16:00, mit dem Versuch, einen 3,5 Tonner abzuholen. Das Fahrzeug stand zwar auf dem Hof der Autovermietung, aber seine Hebebühne ließ sich weder nach oben noch nach unten fahren. Was für ein Auftakt zum diesjährigen Bootcamp! Schließlich warteten etwas mehr als 1t Material in unserem Offenbacher Büro auf den Transport nach Siegen.

Material in Küche

Alternativen gab es zu diesem Zeitpunkt keine mehr. Im gesamten Rhein-Main Gebiet war kein anderer Transporter mit der gleichen Ausstattung zu organisieren. Einziger Ausweg: Warten auf die Rückgabe eines vergleichbaren Fahrzeugs. Um 19:15 Uhr kam dann der langersehnte 3,5 Tonner mit Hebebühne. Zu dritt wurden alle Sachen verladen. Trotz guter Planung inklusive aufgeklebter Abmaße des Transportes in der Küche war es Tetris für Erwachsene. Etwa gegen 22:00 Uhr war es dann geschafft. Transporter voll. Orga-Team k.o.! Zeit für eine Pause gab es allerdings nicht - wir mussten noch am gleichen Abend Siegen erreichen. Gegen Mitternacht fuhren wir dann vor dem Hotel vor. Endlich Feierabend!

Lastwagen

Am nächsten Morgen, die Nacht war kurz, ging es dann an den Aufbau. Es galt eine 600qm große Halle in eine Top-Location für 6 Tage zu verwandeln. Da wir in den letzten Bootcamp-Jahren unseren Einsatz und technische Umsetzung stets gesteigert hatten, waren die Erwartungen unserer Kollegen auch in diesem Jahr wieder hoch.

Konferenzraum vor dem Aufbau

Zunächst wurden die Tische in der Halle aufgestellt und am hinteren Ende der Halle die Regie eingerichtet. Hierzu wurde unser selbst konstruiertes Flightcase mit der gesamten Videotechnik aufgebaut. Anschließend wurden zwei High-End Video Kameras positioniert: eine Pan-Tilt-Zoom Kamera am hinteren Ende der Halle und eine weitere manuell zu bedienende Kamera samt Stativ an der Seite auf einem Podest. Die Videosignale der Kameras wurden in einen Netzwerkstream namens NDI verwandelt und per Netzwerk an die Regie übetragen. Jeder Stream belegte ca. 100-120 MBit/sec. Per SDI, ähnlich der NDI Technologie, nur das diese das Videosignal über BNC Kabel schickt, wurden die beiden Projektoren in der Halle und das Videobild des Referenten von und zur Regie übertragen. Das Signal wurde dann direkt per BNC Kabel in den Regie-Rechner eingespeist. Hierzu verwendeten wir Produke aus dem High-End Broadcast Segment von Blackmagic Design. Auf Grund der langen Kabelwege zwischen Bühne und Regie war der Einsatz von klassischen HDMI Kabeln nicht möglich. Auch dieser Tag schien einfach kein Ende zu nehmen.

Da alle Vorträge aufgenommen wurden, um sie im Anschluss in Microsoft Stream den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, war es zwingend notwendig, die Speaker bei den Vorträgen mit Mikrofonen auszustatten. Um zusätzlich auch die Zuschauerfragen einzufangen, standen immer zwei Kollegen mit Handmikrofonen bereit. Insgesamt waren in Spitzenzeiten bis zu sechs Mikrofone im Einsatz, die es natürlich auch professionell abzumischen galt.

Konferenzraum nach dem Aufbau

Als Highlight wurde dann am Freitag auch der Webcast Friday live vom Bootcamp übertragen. Dies stellte noch mal eine besondere Anforderung an das Setup vor Ort. Es wurde hierfür eigens ein Intro gedreht. Dazu wurden die Clips ein paar Tage vor dem Webcast aufgenommen, ins OneDrive geladen, im Anschluss in Offenbach editiert und das finale Video wieder per OneDrive zurück nach Siegen gesynct. Die erste Session hatte dann noch ein paar kleine Sonderanforderungen wie drei Notebooks mit Demos und ein Telefon, welches mit Webcam gecaptured werden musste. Das I-Tüpfelchen war ein iPhone, welches in die Live-Session gebracht werden musste. Nicht zu vergessen, das Slidedeck und die Kameras im Publikum und auf der Bühne. Zwischenzeitlich jonglierte die Regie mit 31 verschiedenen Inputs. Das ganze Ensemble musste dann nur noch ins Internet gebracht werden. Um nicht auf die Leitung des Hotels angewiesen zu sein, wurden zwei LTE-Richtfunkantennen in Betrieb genommen, die zusammen mit dem Hotel-Internetzugang über einen Ubiquiti Edge Router geloadbalanced wurden. Nach dem Webcast wurde wieder alles binnen einer halben Stunde umgebaut, um mit den internen Vorträgen zu beginnen.

Ab Freitagnachmittag traf auch der Rest der Glück & Kanja Belegschaft in Siegen ein, wie auch die Familien, die alle zum gemeinsamen Event-Wochenende eingeladen waren.

Hochseilgarten

Samstagmittag stattete das Orga-Team das Oktoberfestzelt für den Abend mit der entsprechender Technik aus, während die Kolleginnen, Kollegen und Familien sich im Hochseilklettergarten in schwindelerregende Höhen wagten. Da bei Glück & Kanja der eine oder andere Technik-Nerd arbeitet, war es uns möglich, das Festzelt wie eine Großraum-Disco auszustatten. Neben 16x Wall-Washern, 4x PAR64, 4x Schwarzlichtlampen, 2x Moving Heads, 2x Scanner, Nebelmaschine, Seifenblasenmaschine, etwas Kleinkram, kam auch ein großer Showlaser zum Einsatz. Das ganze Equipment brauchte natürlich jede Menge Strom - kein Problem. Kurz aus dem Transporter die 32A Starkstromkabel und Verteiler geholt und das Festzelt verkabelt. Zusätzlich zum Licht, das über einen Computer per DMX und DasLight gesteuert wurde, haben wir noch fix eine Soundanlage aufgebaut.

Party

Damit am Abend jeder Musikwunsch erfüllt werden konnte, haben wir uns für eine collaborative Playlist mittels https://festify.us entschieden. Hier konnte jeder von seinem Smartphone aus Lieder vorschlagen oder bereits bestehende Lieder in der Playlist liken. Der Song mit den meisten Likes wurde automatisch als nächstes gespielt.

“Des woar a Mordsgaudi!” Sonntag früh 3:30 Uhr ging die Party zu Ende. Sonntag früh 7:00 Uhr starteten wir den Abbau. Dank der tatkräfigen Unterstüzung einiger Kollegen war der Transporter um 9:30 Uhr beladen und abfahrbereit. Gegen Mittag waren wir dann wieder im Offenbacher Büro. Dann noch kurz Ausladen und um 15:30 Uhr war Schluss.

Für das Orga-Team waren es anstrengende 9 Tage. Spaß gemacht hat es aber alle Mal.
Und wir freuen uns schon auf eine neue Herausforderung in 2 Jahren 🙃